第一章  总则

第一条  为贯彻落实中央和山东省关于深化人才发展体制机制改革的精神，鼓励支持学校教学科研人员更广泛地参加国际学术交流与合作，激发人才创新创造创业活力，根据中共中央办公厅、国务院办公厅转发《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见》（厅字〔2016〕17号）、中共山东省委办公厅、省政府办公厅转发《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的实施意见》（鲁厅字〔2016〕30号）等有关规定，结合学校工作实际，特制定本实施细则。

第二条    本细则中教学科研人员是指在我校直接从事教学和科研任务的人员（含退休返聘人员），以及担任领导职务的专家学者。

第三条  本细则中因公临时出国是指出国开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议、执行国际学术组织履行任务等学术交流合作任务，区别于其他一般性中外校际和科研院所间的工作交流。

第二章  团组管理

第四条  国际合作交流处于每年12月份组织下一年度因公临时出国计划的申报工作。计划申报内容至少应包含出国任务、团组负责人及职务、出国人数、前往国家或地区、经费来源、出国日期及停留天数等。校级领导学术类出国计划由国际合作交流处统筹制定，各学院、部门教学科研人员出国计划由各学院、部门组织上报。

第五条  国际合作交流处对出国计划进行汇总，组织对年度出国计划进行审核备案。校级领导学术类出国计划由校党委常委会审批。各学院、部门的出国计划由各学院、部门党政主要负责人进行初审，报国际合作交流处。国际合作交流处根据相关流程向山东省人民政府外事办公室（以下简称“省外办”）报备年度出国计划。

第六条   教学科研人员出国执行学术交流合作任务，出国批次、团组人数、国家数和在外停留天数根据实际需要安排。

第三章  审批程序

第七条   校内审批。教学科研人员根据年度出国计划和实际工作需要，一般应在出国前至少两个月填写《烟台大学因公出国（境）审批表》，由所在单位党政负责人签署意见，校领导由学校办公室负责人签署，经相关部门会签后报送至国际合作交流处。所在单位为教学科研人员因公临时出国审核的第一责任单位，负责对其出国任务的必要性和真实性、出国安排的合理性、是否涉密、经费来源、校内工作安排等进行审核，涉密人员需按学校有关保密管理制度完成审核手续；纪检、组织等部门负责各自职权范围有关的审核；国际合作交流处负责对出国性质、出国安排的合理性、与年度出国计划相符性进行审核后报分管领导或学校党委常委会审批。

第八条  校内公示。教学科研人员的出国申请通过学校审批后，除依据法律法规和有关规定需要保密的内容和事项外，出国团组信息要通过国际合作交流处网站等适当方式公示。公示内容包括团组负责人、出访人员、出访地、出访时间和行程安排、邀请方信息、出访任务、经费预算及来源等。公示时间为5个工作日。公示无异议后，由国际合作交流处向省外办申请办理因公出国任务批件或任务确认件。

第九条  办理因公出国人员备案。填写《因公临时出国人员备案表》，按照人事管理权限报组织人事部门备案。

第十条  有下列情形之一者，不予因公派出：

（一）出国人员的专业与出访任务不相符的；

（二）无权出具任务通知书的协会、中心等单位所组织的访问考察、研讨会、培训班等出国任务；

（三）由外单位牵头组织、各单位分别申报，但预算费用超过国家财政部规定标准的；

（四）申请者个人支付出国费用的；

（五）拟陪同因公出国人员出访的家属；

（六）同一单位的党政主要负责人同时出访；

（七）受到党纪政纪撤职以上处分未满5年；

（八）违反外事纪律造成不良影响。

第四章  证照管理

第十一条  省外办下发出国任务批件后，国际合作交流处协助办理因公护照。

第十二条  教学科研人员出国开展学术交流合作，应持因公护照。下列情况可持普通（因私）护照出国：

1.持外国长期居留身份证件的“海归”人才；

2.其他特殊情况。

持普通（因私）护照执行对外学术交流合作任务的，须另外提交申请并附情况说明，由组织人事部门根据组织人事管理权限按程序审批。

第十三条  出国人员回国后7天之内将因公护照交国际合作交流处，由国际合作交流处统一交市外办保管。出国人员应将护照、签证及出入境记录等信息复印留存，方便下次出国时查询。领取因公护照后因故未出境者，应在计划出国时间之前将因公护照交还国际合作交流处并作书面说明。逾期不交或不执行证件管理规定的个人，暂停其出国执行公务。

第五章  因公出国活动管理

第十四条  因公出国团组须在回校后15天内提交出访报告及出访日志，由国际合作交流处报省主管部门。出访报告应详实描述出访过程，内容包括在外学习和交流合作经历、任务完成情况、访问成果及心得体会等内容。出访日志应具体、准确地描述出国期间每日出国任务的地点、人员、工作内容。

第十五条  出国人员应在回国后15天内，在所在单位一定范围内以适当形式汇报出访任务的实际执行情况，实现出访成果共享。

第十六条  国际合作交流处对出国人员的出访成效、出访任务的后续落实和进展情况进行跟踪评估，评估结果作为其下一年度出国计划审批的依据之一。

第六章  经费管理

第十七条  因公出国团组应严格执行《山东省因公临时出国经费管理实施办法》（鲁财行〔2014〕1号）和财政部、外交部《关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行〔2017〕434号）规定的费用开支标准，本着务实、高效、精简、节约的原则开展工作，努力提高工作效率和工作质量。

第十八条   教学科研人员出国开展学术交流合作实行经费预算管理，执行经费先行审核制度，无出国经费预算安排的不予批准，确有特殊需要的，按规定程序报批。严禁违反规定使用出国经费预算以外资金作为出国经费。

第十九条  经费支出应按照学校有关教学科研课题经费管理办法和规章制度执行。严格按照批准的团组人数、天数、路线、经费预算及开支标准核销支出，不得核报与公务无关的六项费用（国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用，如签证费、保险费、会议注册费等）之外的支出。

第二十条  因公临时出国团组回国报销费用时，须提供省外办出国任务批件、《烟台大学因公临时出国费用报销表》《烟台大学因公出国（境）审批表》复印件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》。外文报销单据需翻译注明开支内容、日期、数量、金额等，并由项目经费负责人签字。

第二十一条  经学校批准持普通（因私）护照出国的团组，报销时需提供省外办出国任务批件、《烟台大学因公出国（境）审批表》复印件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》《烟台大学因公临时出国费用报销表》、护照签证页以及盖有边防出入境章护照页的复印件。

第七章  外事纪律与监督

第二十二条  出国申请人的邀请信要求从境外本土发出，不得通过中介机构联系或出具邀请函，不得接受海外华侨华人和外国驻华机构的邀请出访，严禁伪造假邀请函骗取批件。

第二十三条    建立联合检查机制，由外事、人事、财务、审计和纪检等部门对我校因公临时出国情况进行检查。按照“谁派出谁负责，谁把关谁负责，谁审批谁负责”的原则，对每一个团组执行外事纪律情况和任务完成情况进行检查评估。出国团组实行团长负责制，出国期间主动接受我国驻外使领馆的领导和监督，重大问题及时向驻外使领馆和国内主管部门请示报告。

第二十四条  建立信用档案制度。由各学院、部门（单位）检查本单位出国团组实际执行情况是否与已公示并获批准的内容相符，是否达到了预期的出访目的，并建立本单位出国人员信用记录完整档案。

第二十五条  对不按规定报批，弄虚作假，不按报批内容、路线和日程出访，通过因私渠道执行公务或公款报销因私出国费用，以及其他涉嫌违纪违法问题的，按照相关规定严肃处理该单位及相关责任人。出国人员违规的，一年内不再受理当事人因公出国申请；单位违规办理的，暂停该单位的因公出国申请一年；情节严重者按国家有关规定处理。

第八章 附则

第二十六条  因公赴台港澳开展教学科研活动，参照本细则执行。

第二十七条  本细则自发布之日起施行。《烟台大学关于加强外事工作的规定》(烟大校发〔2003〕55号)、《烟台大学处级干部因公出国（境）管理规定（试行）》(烟大校发〔2011〕57号)同时废止。

第二十八条  本细则由国际合作交流处负责解释。

 

附件：1.烟台大学教学科研人员因公临时出国申办程序

2.烟台大学对外学术交流合作事项清单

3.烟台大学因公出国（境）审批表

4.临时出国（境）任务和预算审批意见表

5.临时出国人员备案表

6.临时出国（境）公示表

7.出国（境）团组保证书

8.山东省因公出国、赴港澳任务呈报表

9.烟台大学因公临时出国（境）费用报销表

附件1：

 

烟台大学教学科研人员因公临时出国申办程序

一、向学校提出出国申请（校内审批时间约需一至两周，视常委会召开情况决定）

1.出国申请应至少提前两个月提报；

2.申请人请自行核实出国（境）经费来源、预算安排及项目余额等情况。下载《烟台大学因公出国（境）审批表》，所在单位负责人签署意见；

3.申请人到审批表中涉及的相关职能部门签署意见；

4.申请人将审批表及附件材料送至学校国际合作交流处出境管理科（育秀大楼附楼321房间）；

5.国际合作交流处审核后报学校分管领导或党委常委会审批；

6.经审批同意后，国际合作交流处留存审批原件，申请人留存复印件。

二、提交出国任务报批材料（约需1周时间）

1.邀请信传真件或扫描件及翻译件（邀请信上必须有邀请单位名称、地址、电话、邀请人的署名及被邀请人姓名、单位、职务、和出访目的、时间、日程、停留期限及费用等。）；

2.填写《因公临时出国人员备案表》（在团组中拟任职务：团长或团员，只有一人出访时则为“团长”），校级领导报省委组织部备案，处级及科级干部报学校党委组织部备案，其他人员报国际合作交流处备案；

3.填写《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》(参照国际合作交流处网站《临时出国人员费用开支标准和管理办法》)；

4.填写《山东省因公出国、赴港澳任务呈报表》，详细填写“出访事由”(不少于600字)，阐明出访目的，出访的必要性，计划会见的人员或参与的活动，预期的出访成果；

5.出访日程（日程要尽可能详细，如每天上午下午在哪里见谁做什么或谈什么、航班号等见参考模板）；

6.团组所有成员的身份证复印件一份（复印在一张纸上）；

7.因公电子护照照片4张及电子版1份（请拍摄因公护照专用照片，要求着深色正装、正面露两耳、免冠、小二寸平光白底彩色近照；不准使用蓄胡、戴假发、翻版、生活艺术照、戴有色眼镜之类的照片）；

8.团组翻译的外语水平能力证明文件1份。

三、公示（至少5个工作日，与第二步同期进行）

国际合作交流处通过处内网站公示有关团组信息，公示期限不少于5个工作日，内容包括团组人员姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况、经费来源和预算等。

四、报请省外办批复（约需1周时间）

1.公示无异议后，国际合作交流处专办员将以上材料按要求扫描上传山东省因公出国管理系统，并录入出访信息后提交省外办审核；

2.根据省外办反馈意见，调整修改上报内容。如审核通过则等待下发出国任务批件。

五、申办因公电子护照，材料如下（约需一周时间）

1.填写《证照申请卡》，贴照片，本人签名；

2.《因公临时出国人员备案表》原件1份；

3.证照费用；

4.邀请函复印件、翻译件；

5.《申请出国签证事项表》及《签证事项表名单》（正反打印）

6.《烟台市申办因公出国手续专办表》《护照办案流程表》、任务批件等。

六、申办签证（国别不同所需时间不同）

1.按要求准备签证材料，由烟台市外事办公室通过外交系统申办签证。

2.签证下发后，通过烟台市外办取回护照及相关材料。

七、按期出访

1.按照学校财务处公务机票购买管理办法购买机票。公务普通护照、外汇、机票等重要物品及贵重财物要随身携带，妥善保管，遵守外事和保密纪律，遵守所在国的法律法规，遵守海关规定，不携带违禁物品。

2.拟与外方洽谈的重大项目和拟签署的重要合作协议，应按规定事先报主管部门审核同意。未经批准，不得擅自对外做出承诺或签署具有法律约束力的协议。

3.每天详实记录出访日志。

八、出国总结及费用核销

1.申请人回校后7天内将证照送交至国际合作交流处,15天内提交出访报告（1500字以上）及出访日志，团长签名。

2.公务护照为国家财产，由烟台市外事办公室统一保管。逾期不上交护照者，我校将暂停受理其再次出国境申请，并追究由此引发的一切责任。

3.申请人填写《烟台大学因公临时出国费用报销表》，粘贴境外开支发票、出国任务批件、《烟台大学因公出国（境）审批表》复印件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》复印件，项目经费负责人签字后到财务处报销。外文报销单据需翻译注明开支内容、日期、数量、金额等，并有项目经费负责人签字。

4.经学校批准持普通（因私）护照出国的团组，报销时需提供出国任务批件、《烟台大学因公出国（境）审批表》复印件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》《烟台大学因公临时出国费用报销表》、护照签证页以及盖有边防出入境章护照页的复印件。

以上申办程序由国际合作交流处负责解释，如有变更会及时更新。如有疑问请致电6902561咨询。

附件2:

 

对外学术交流合作事项清单

 

附件3：

   烟台大学因公出国（境）审批表   编号：

备注：处级及以上人员需由学校组织部及纪委会签意见。

附件：1、身份证复印件2、邀请函复印件、中文翻译件  3、国际学术会议需提供论文题目和摘要

附件4：

因公临时出国（境）任务和预算审批意见表

备注：

1.各因公出国参团单位应向组团单位出具此表。

2.因公出国组团单位向外事审批部门报送出国任务申请时汇总费用情况并提交此表。

附件5：

因公临时出国人员备案表

附件6:

因公临时出国（境）公示

根据因公临时出国（境）公开公示的有关规定，现将XXX因公出访团组相关内容和参团人员名单予以公示。公示时间为XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日（五个工作日）。如有不同意见，请在公示期内，向国际合作交流处（电话：XXXXXXXX）反映。

附件：

XXX因公出国（境）团组公示表

组团单位：烟台大学                    时间：XXXX年XX月XX日

 

附件7:

因公出国（境）团组保证书

为加强外事纪律，做好因公出国（境）团组管理，我将认真履行团长职责，对 团组做出以下保证。

1.出访团组成员身份真实，没有隐瞒和编造现象

2.国外邀请单位、邀请人和出访内容真实、可靠。

3.不延长在外停留时间、不变更出访路线、不参加与任务无关的活动。

4.团组成员因私事临时外出，严格实行请示汇报制度。

5.不出入色情场所和参与赌博活动。

6.认真遵守财务和礼品管理规定，不借出访之机谋取私利。

7.保守机密，不擅带涉密载体，妥善保管内部资料。

8.增强应急应变意识，遇有重大事项及时和我驻外机构联系。

9.妥善保管携带物品，注意防盗、防抢、防诈骗。

10.安排专人妥善保管证照，回国（境）后7日之内交回代表团成员所持证照及出访报告（团长签字，单位盖章后扫描成PDF格式文件发送至ytcgglk@yt.shandong.cn）。

11.出访前请认真阅读《走向世界的烟台—因公出国组团行前温馨提示》，并遵照执行。

12.委托 为证照收缴人。

 

团长签字：                  

 

单位盖章：

                                年    月    日

附件8:

山东省因公出国、赴港澳任务呈报表

烟大出呈字〔20   〕   号                            签发人：

团  组  人  员  名  单

 

附件：1.邀请函复印件、翻译件。

     2.团组出访日程安排。

     3.团组人员身份证复印件。

     4.《党政干部因公出国（境）经费审核意见表》。

5.有关批文、证明及说明材料。

 

附件9:

烟台大学因公临时出国（境）费用报销表